manajemen umum

MATA KULIAH
DOSEN
POKOK BAHASAN : MANAJEMEN UMUM
: SUJARWO,ST
: PERENCANAAN ( PLANNING )

1. PENGERTIAN
Rencana adalah Suatu kegiatan yang hendak dicapai / dituju dalam periode tertentu.
Perencanaan adalah Proses untuk mencapai suatu rencana.

2. KEGUNAAN PERENCANAAN
- Sebagai pedoman kegiatan
- Sebagai dasar pengarah kegiatan
- Sebagai pembatas kegiatan
- Sebagai alat komunikasi kegiatan
- Dasar pengambilan keputusan

3. DASAR – DASAR PERENCANAAN
- Pengalaman periode yang lalu ( Dimensi waktu yang lalu )
- Pengalaman kejadian yang sedang berjalan ( Dimensi waktu sekarang )
- Pengalaman waktu yang akan datang ( Dimensi waktu yang akan datang )

4. SIFAT – SIFAT PERENCANAAN
- Realistis / rasional / factual.
- Fleksibel
- Kontinyu / terus menerus


5. PROSES PERENCANAAN
Langkah – langkah dalam penyusunan perencanaan, adalah
- Ide / gagasan
- Pra studi
- Studi / penelitian ( proses pengumpulan data / informasi )
- Penyusunan perencanaan

6. SUMBER – SUMBER DATA
- Sumber dari dalam
- Sumber dari luar

7. MACAM – MACAM / JENIS – JENIS PERENCANAAN
- Menurut waktu :
a. Perencanaan jangka pendek ( Operasional )
b. Perencanaan jangka menengah ( strategis )
c. Perencanaan jangka panjang ( strategis )

- Menurut Penggunaan :
a. Single Used
b. Repeated Used
c. Permanent Used

- Menurut Proses :
a. Policy
b. Program
c. Operating

- Menurut Ruang lingkup :
a. Parsial / bagian
b. Menyeluruh / Comprehenshive

- Menurut Fungsi Kegiatan :
a. Operasional
b. Non Operasional

- Menurut Wilayah
a. Internasonal
b. Nasional
c. Regional
d. Lokal

- Menurut Fungsi dalam Organisasi
a. Keuangan
b. Administrasi
c. Produksi
d. SDM
e. Market



MATA KULIAH
DOSEN
POKOK BAHASAN : MANAJEMEN UMUM
: SUJARWO,ST
: PENGORGANISASIAN (ORGANIZING )

1. PENGERTIAN
Organisasi adalah hubungan kerjasama antar orang – orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan organisasi berdasarkan sumber daya yang dimilikinya hingga mereka dapat bekerja sama secara efektif dan efisien untuk memperoleh kepuasan pribadi guna mencapai tujuan sasaran tertentu.

2. KEGUNAAN PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian berguna sebagai :
a. Dasar-dasar pedoman kegiatan
b. Petunjuk kegiatan
c. Jalur pelaporan
d. Pembagian tugas
e. Untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab tiap-tiap kelompok dan pimpinan.

3. UNSUR – UNSUR PENGORGANISASIAN
Mengorganisir adalah kegiatan mengatur unsur – unsur sumber daya yang meliputi :
a. Tenaga kerja
b. Tenaga ahli
c. Peralatan
d. Material
e. Dana
f. Dan lain-lain.

4. PROSES MENGORGANISIR
Langkah – langkah dalam mengorganisir adalah :
a. Melakukan identifikasi pekerjaan
b. Melakukan Klasifikasi pekerjaan
c. Menyiapkan tenaga yang akan menangani pekerjaan.
d. Mengetahui wewenang dan tanggung jawab, serta mampu melakukan pekerjaan.
e. Menyusun mekanisme koordinasi.

5. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi sebagai mekanisme formal dengan manajemen organisasi yang dikelola.
Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan – hubungan diantara fungsi – fungsi, bagian – bagian atau posisi – posisi yang menunjukan kedudukan, tugas dan wewenang dan tanggung jawab yang berbeda – beda dalam suatu organisasi.
Struktur organisasi mengandung unsur – unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau disentralisasi dalam pembuatan keputusan dalam satuan kerja.
Struktur organisasi menunjukan hal – hal sebagai berikut :
a. Pokok – pokok kegiatan organisasi.
b. Pembagian menjadi kelompok atau sub sistem.
c. Adanya hirarki, wewenang dan tanggung jawab bagi kelompok dan pimpinan.
d. Pengaturan kerja sama.
e. Jalur pelaporan dan komunikasi, baik jalur vertical maupun horizontal.
Faktor – faktor utama yang menetukan perancangan struktur organisasi adalah :
a. Strategi organisasi dalam mencapai tujuan.
b. Teknologi yang digunakan.
c. Sumber daya manusia yang terlibat dalam organisasi itu.
d. Ukuran organisasi.



MATA KULIAH
DOSEN
POKOK BAHASAN : MANAJEMEN UMUM
: SUJARWO,ST
: PELAKSANAAN ( ACTUATING )

A. STAFFING
Staffing adalah Pengisian personil yang ditekankan kepada usaha terbentuknya suatu tim yang dapat bekerja sama secara terpadu dan efektif.
Hal ini merupakan tugas dan tanggung jawab utama seorang pemimpin organisasi. Dan untuk dapat menciptakan kerja sam tim dengan komunikasi dan interaksi antara para anggota, sehingga para anggota diharapkan :
a. mengetahui peranannya dalam tim
b. setiap anggota merasa saling diperlukan
c. anggota merasa bahwa kerja sama tim yang baik akan menghasilkan sesuatu yang lebih besar daripada bekerja sendiri – sendiri.

1. Cara –cara untuk meningkatkan kerjasama yang baik
a. komunikasi
b. interaksi
c. pembinaan yang efektif

2. Faktor – factor yang mendorong kerjasam tim, yaitu :
a. secara profesional pekerjaan menarik dan merangsang.
b. Pengakuan terhadap hasil kerja.
c. Pimpinan yang berpengalaman dibidangnya.
d. Penanganan yang benar dalam kepemimpinan dan adanya petunjuk yang jelas.
e. Personil tim yang berkualitas.
f. Potensi jenjang professional.

3. Factor – factor yang menghambat kerja sama tim, yaitu :
a. sasaran dan pengarahan yang tidak jelas.
b. Tidak cukup sumber daya.
c. Terjadi banyak konflik.
d. Tidak cukup perhatian dan kepedulian dari pimpinan.
e. Jaminan kerja yang tidak jelas.
f. Tujuan dan prioritas yang sering berubah – berubah.

4. Faktor – factor yang mempengaruhi prestasi kerja, adalah :
a. Faktor lingkungan baik internal maupun eksternal.
b. Gaya kepimimpinan
c. Faktor – factor dorongan dan hambatan kerja sama.

B. DIRECTING
Directing adalah tahap implementasi, yaitu tahap pengelolaan perncanaan untuk menuju sasaran atau tujuan.

1. Mengelola implementasi administrasi dan keuangan, yaitu :
a. administrasi konseptual
b. akuntansi
c. administrasi utang piutang
d. adminstrasi asset
e. surat – menyurat
f. persiapan audit
g. konrol pembayaran
h. dan lain – lain

2. Mengelola implementasi fisik, yaitu dengan cara :
a. Mobilisasi/ koordinasi sumber daya
b. Engineering, pembelian, pabrikasi, konstruksi dan lain – lain atau bekerja sesuai tugas masing – masing bagian.
c. Uji coba pra-operasi
d. implementasi
e. Inspeksi dan tes


MATA KULIAH
DOSEN
POKOK BAHASAN : MANAJEMEN UMUM
: SUJARWO,ST
: PENGENDALIAN & PENGAWASAN (CONTROLLING )

1. PENGERTIAN
Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure ( manusia, peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen.
Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan.

2. FUNGSI DAN TUJUAN
Fungsi dan Tujuan dilaksanakan pengawasan adalah :
a. untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan.
b. Untuk memecahkan masalah
c. Untuk mengurangui resiko kegagalan suatu rencana
d. Untuk membuat perubahan – perubahan maupun perbaikan – perbaikan.
e. Untuk mengetahui kelemahan – kelemahan pelaksaannya

3. KOMPONEN – KOMPONEN DALAM SISTEM CONTROLLING
Komponen – komponen pengawasan terdiri dari ;
a. Alat pengamatan, contoh : Obsever, detector, sensor, dan lain-lain
b. Alat untuk menilai hasil , contoh : Evaluator, selector
c. Alat modifikasi tingkah laku / prilaku
d. Alat informasi


Mekanisme komponen dalam sistem pengawasan / pengendalian :

Alat – alat Pengendalian Bahan Perbandingan


Informasi yang terjadi komunikasi pengubah Tingkah laku


Kesatuan yang dikendalikan ?


4. PELAKU ATAU PELAKSANA PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN :
Pengawasan dan Pengendalian dilakuakan oleh :
a. Pihak manajemen pada masing – masing fungsi organisasi.
b. Pihak luar manajemen ( Auditor )

5. PROSES CONTROLLING
Langkah – langkah dalam melakuan Controlling adalah ;
a. Penetapan Standart
b. Penetuan pengukuran
c. Pelaksanaan pengukuran
d. Pembandingan pelaksanaan dengan standart
e. Pengambilan keputusan / tindakan koreksi


6. ALAT – ALAT DASAR CONTROLLING :
Alat alat dasar yang digunakan dalam controlling terdiri dari :
a. Standart
b. Target
c. Anggaran
d. Performance

7. TAHAPAN PELAKSANAAN
Tahap – tahap pelaksanaan dalam proses controlling, meliputi :
a. Planing Action
b. Exentusi Action
c. Evaluation Action

8. TIPE – TIPE CONRTOLLING
Tipe – tipe controlling yang dilakukan dalam suatu organisasi terdiri dari :
a. Feedward Control
b. Concuser control
c. Feedback Control

9. FAKTOR – FAKTOR YANG DICONTROL
Yaitu semua aspek / factor yang terdapat dalam suatu organisasi yang disebut dengan fungsi – fungsi organisasi, yang meliputi :
a. produksi
b. Sistem
c. Pemasaran
d. Sumber daya manusia
e. Anggaran
f. Dan lain – lain


10. UKURAN EFEKTIFITAS
Ukuran efektifitas controlling, adalah
a. pengawasan kegiatan yang benar.
b. Tepat waktu
c. Biaya efisien dan efektif
d. Tepat dan akurat
e. Dapat diterima yang bersangkutan

11. CARA / TEKNIK PELAKSANAAN
Cara untuk melakukan controlling, meliputi :
a. Membandingkan antara pelaksanaan dengan rencana dalam suatu periode kegiatan.
b. Membandingkan antara pelaksanaan periode sekarang dengan periode yang lalu.
c. Membandingkan antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lainnya yang sejenis ( Branchmarking )